Expériences de certains pays
La Tanzanie a mené son recensement de la population et des logements 2022 avec des besoins importants en matière d'approvisionnement, gérés conformément aux procédures gouvernementales. Toutes les activités d'approvisionnement ont été autorisées par le comité central du recensement et le comité consultatif national. La gestion financière a été assurée par l'ONS, conformément aux directives financières du gouvernement. Le gouvernement a continué à verser les salaires de tous les fonctionnaires impliqués dans les opérations de recensement tout au long de la période de mise en œuvre, garantissant ainsi un soutien et une supervision constants.
Le Kenya a nommé un sous-comité des achats un an avant le recensement de 2019 afin de superviser toutes les activités d'achat. Cette équipe a élaboré des lignes directrices conformes à la loi sur les marchés publics et la cession d'actifs (PPADA, 2015), garantissant la conformité tout au long du processus. La méthode principale utilisée était l'appel d'offres ouvert, et les plans d'approvisionnement étaient approuvés chaque année par le conseil d'administration. Si la plupart des achats étaient centralisés, des exceptions ont été faites concernant les acquisitions au niveau des comtés, lorsque cela était nécessaire, sous la supervision du sous-comité. La coordination entre les équipes chargées des achats et celles chargées de la technologie-gestion des données a permis d'assurer le bon déroulement des opérations, grâce à des réunions régulières et à des rapports d'étape qui ont amélioré le suivi. L'engagement des parties prenantes, en particulier avec le ministère de l'Information, des Communications et des Technologies, a contribué à atténuer les risques, notamment dans l'acquisition d'appareils mobiles. La mise au rebut de ces appareils a nécessité une suppression minutieuse des données en raison des préoccupations du Bureau national des statistiques du Kenya en matière de sécurité des données.
Le Kenya a également créé un sous-comité de gestion financière au sein du comité technique de travail chargé du recensement afin de mobiliser et de gérer les ressources, provenant principalement du gouvernement. Les fonds ont été gérés de manière centralisée via un compte bancaire dédié du Bureau national des statistiques du Kenya, avec des comptes au niveau des comtés ouverts concernant les transactions locales. Les réglementations ont été communiquées aux agents chargés de la gestion des fonds, et tous les paiements ont été justifiés par des documents autorisés. Les activités telles que les indemnités, la location de locaux, le stockage de matériel et le transport ont été financées par ces comptes. Après le recensement, les documents comptables, notamment les calendriers de paiement, les registres de présence et les procès-verbaux des réunions, ont été soumis à la fois au bureau central des finances et aux comptables des comtés afin de garantir la transparence et la responsabilité.