Recommandations

Sur la base des expériences des pays africains, le présent manuel recommande ce qui suit :

• La mise en place de systèmes de paiement numériques tels que l'argent mobile et les virements électroniques relatifs aux indemnités et aux allocations des agents recenseurs réduit les frais administratifs, minimise les risques liés à la manipulation de grandes quantités d'espèces et fournit une piste d'audit claire. Le recours à l'argent mobile dans le cadre des paiements peut s'inscrire dans les objectifs nationaux plus larges de promotion de l'inclusion financière numérique.

• Outre les comptes bancaires habituels au niveau infranational (comté), il importe d'ouvrir un compte bancaire dédié exclusivement à la facilitation des activités de recensement à ce niveau. En outre, les comptables au niveau infranational participant au processus de gestion des fonds du recensement à ce niveau doivent suivre une formation approfondie en matière de gestion financière et de comptabilité des fonds. Ils devraient être associés dès les premières étapes de la planification du recensement, telles que l'élaboration du budget. Cette démarche permet une gestion et une responsabilisation plus efficaces des fonds du recensement. Les responsables du prochain recensement doivent veiller à éviter les méthodes coûteuses de gestion du projet de recensement en s'assurant que les acquisitions sont effectuées bien avant la date de livraison fixée par les fournisseurs.

Sur la base de l'expérience des pays africains, le présent manuel recommande, en vue d'une mise en œuvre réussie des acquisitions et de l'élimination dans le cadre du recensement, ce qui suit :

• Il convient de constituer en temps utile le comité d'approvisionnement et d'élimination et de désigner ses sous-comités, tels que le comité d'inspection et d'acceptation/de rejet (comité d'évaluation), qui veille à ce que les biens et services soient mis à disposition rapidement. Cette démarche permettra de planifier et de coordonner les processus d'approvisionnement à un stade précoce. Si nécessaire, les parties prenantes externes devraient être associées à toutes les étapes de l'acquisition d'appareils électroniques.

• Il convient d'établir une forte synergie entre les comités du recensement, les directions utilisatrices et la division des acquisitions. Cette synergie doit être renforcée par une communication efficace entre la division des acquisitions et la direction des utilisateurs concernant les spécifications des articles. Des réunions fréquentes et régulières du comité d'approvisionnement devraient être organisées afin de fournir des mises à jour sur l'état d'avancement des travaux, ce qui permettrait un meilleur suivi des progrès réalisés dans la fourniture du matériel demandé et éviterait des retards inutiles dans l'approvisionnement. En outre, les risques doivent être identifiés à un stade précoce et transmis au comité de gestion des risques afin d'être atténués en temps utile, ce qui permettra de réduire leur probabilité et leur impact potentiel.

• Le processus d'acquisition du matériel de recensement devrait être effectué bien avant la formation au recensement afin d'éviter les problèmes liés à un approvisionnement tardif. L'acquisition du matériel publicitaire relatif au recensement doit être finalisée et le matériel distribué au moins trois mois avant la période de dénombrement. Toutes les activités de publicité doivent disposer de matériel adéquat. Voir les défis rencontrés en matière de publicité.

• En cas de retard dans l'acquisition des tablettes, les pays doivent disposer d'un plan B, qui doit être pris en compte dès la phase de planification. La République-Unie de Tanzanie disposait d'un plan B consistant à utiliser les téléphones intelligents des agents recenseurs en cas de risque de ne pas disposer d'un nombre suffisant de tablettes. Le téléphone intelligent a été testé lors d'un essai préalable et utilisé pendant la formation des agents recenseurs dans trois villes. Lors du recrutement des agents recenseurs, le fait de posséder un téléphone intelligent répondant à certaines spécifications adaptées aux questionnaires du recensement a été considéré comme l'une des qualifications requises pour devenir agent recenseur.

• L'acquisition des fournitures destinées aux agents recenseurs devrait être effectuée au niveau régional afin d'éliminer les inconvénients liés aux retards.

• En cas de retard dans l'approvisionnement, tous les niveaux de formation devraient tirer parti de l'utilisation de questionnaires et de manuels sous forme électronique reposant sur des applications de formation afin d'éviter les inconvénients liés à l'impression.