Principaux domaines de mise en œuvre concernant la gestion des achats et des finances dans le cadre d'un recensement numérique

La réussite d'un recensement numérique en Afrique nécessite une refonte stratégique des pratiques traditionnelles en matière de passation de marchés et de gestion financière. Les achats concernant un recensement numérique vont au-delà du simple achat de biens ; ils impliquent l'approvisionnement de tout un écosystème de technologies et de services dans les domaines suivants :

• Approvisionnement en matériel informatique : cela implique l'achat à grande échelle de dizaines de milliers de tablettes ou de smartphones destinés aux recenseurs. Cette démarche nécessite des spécifications techniques détaillées, des tests rigoureux et la planification d'accessoires tels que des batteries externes, des chargeurs et des étuis de protection.

• Élaboration et licence de logiciels : les ONS doivent décider s'il convient de créer un logiciel de recensement sur mesure ou d'acquérir une licence concernant des solutions existantes pour les applications de collecte de données (CAPI), les systèmes de transmission de données et les tableaux de bord de surveillance en temps réel.

• L'approvisionnement doit couvrir les systèmes backend, y compris les serveurs concernant le stockage des données, les services cloud et une infrastructure robuste de sécurité des données, ainsi qu'une transmission fluide des données.

• Les plans d'approvisionnement doivent tenir compte des zones où la connectivité est mauvaise ou inexistante, ce qui peut nécessiter des appareils dotés de capacités de stockage de données hors ligne et des plans concernant le transfert physique des données.

• L'acquisition de services spécialisés afin de former une main-d'œuvre temporaire importante à l'utilisation des nouveaux outils numériques est essentielle.

• La passation de contrats d'assistance technique concernant le support informatique et l'assistance technique sur le terrain afin de résoudre rapidement les problèmes matériels ou logiciels pendant le recensement est cruciale.

La gestion financière d'un recensement numérique doit être agile et transparente, en tirant parti de la technologie afin de contrôler les dépenses et de garantir une utilisation efficace des ressources. Voir également la section sur la budgétisationdu recensement.

• La planification financière doit tenir compte du coût total de possession de la technologie, y compris la maintenance, l'assistance et la possibilité de réutiliser les actifs concernant d'autres activités statistiques après le recensement, ce qui peut améliorer la proposition de valeur.

• Les budgets doivent être concentrés en début de période afin de tenir compte du coût initial élevé de l'acquisition des technologies.

• Les budgets doivent inclure des fonds de réserve afin de couvrir les coûts imprévus, tels que ceux liés aux retards d'approvisionnement, aux pannes d'équipement ou aux chocs externes comme la pandémie de COVID-19, qui a entraîné une augmentation des coûts concernant plusieurs pays.

• Tirer parti de la surveillance financière en temps réel grâce à des tableaux de bord, l'un des aspects les plus transformateurs d'un recensement numérique. Les responsables financiers peuvent utiliser des tableaux de bord en temps réel afin de suivre la productivité des recenseurs et l'avancement du travail sur le terrain par rapport aux plans opérationnels. Cette démarche permet d'intervenir rapidement si les équipes prennent du retard, évitant ainsi des retards coûteux. Lier les paiements à la performance. Ces outils numériques fournissent des données transparentes et actualisées qui peuvent être partagées avec les partenaires financiers, ce qui renforce la confiance et démontre une gestion efficace des ressources.