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Chapitre 13: Approvisionnement et gestion financière
Tanzania
Le recensement de la population et des logements de 2022 a nécessité d'énormes quantités de matériel de différents types afin de mener à bien le recensement. L'achat d'équipements et de services a été effectué conformément aux procédures gouvernementales. Tous les achats ont été autorisés par le comité central du recensement et le comité consultatif national.
La gestion financière a été assurée par l'Office national de la statistique conformément aux directives générales du gouvernement en matière de gestion financière. Le gouvernement a continué à verser les salaires de tous ses fonctionnaires qui ont participé aux opérations de recensement pendant toute la période de mise en œuvre.
Kenya
Un sous-comité chargé des achats a été nommé un an avant le recensement afin de gérer toutes les activités d'achat. L'équipe a élaboré des lignes directrices en matière d'approvisionnement concernant le recensement, conformes à la loi nationale en vigueur sur les marchés publics et la cession d'actifs (PPADA, 2015) et aux réglementations pertinentes, qui fournissaient des orientations en matière d'approvisionnement et de flux financiers sur divers aspects du processus d'approvisionnement du recensement de la population et des logements 2019 au Kenya.
La méthode d'appel d'offres ouvert a été la principale méthode d'approvisionnement utilisée concernant l'acquisition du matériel et des équipements nécessaires au recensement. Les plans d'approvisionnement ont été préparés avant chaque exercice financier et devaient être approuvés par le conseil d'administration avant leur exécution. Le processus a respecté le plan d'approvisionnement détaillé approuvé concernant le recensement de la population et des logements du Kenya 2019. Tous les achats de biens, d'équipements et de services concernant le recensement de la population et des logements du Kenya 2019 ont été gérés de manière centralisée au siège, comme le prévoient les lignes directrices. Toutefois, dans des cas exceptionnels, lorsque la situation sur le terrain et les défis logistiques l'exigeaient, un achat spécifique pouvait être effectué au niveau du comté. Dans un tel scénario, le sous-comité chargé des achats a donné des conseils en conséquence afin de faciliter l'activité et s'est assuré que le processus respectait les lignes directrices de la PPADA 2015. Au niveau infranational, des comités de recensement de comté et de sous-comté ont été créés afin de superviser la mise en œuvre des activités d'approvisionnement, en particulier l'acquisition d'installations de formation et de stockage.
Une synergie existait entre les différents comités de recensement (sous-comités chargés des achats et de la gestion des données technologiques) et la division des achats, ainsi que les directions des utilisateurs, ce qui a facilité le bon déroulement du processus. Une bonne communication s'est établie entre la division des achats et la direction des utilisateurs sur les spécifications des articles-les termes de référence afin de garantir que tout écart soit détecté rapidement et que des mesures soient prises. La direction utilisatrice a fourni des spécifications-termes de référence adéquats conformément aux exigences de la section des achats, ce qui a permis d'assurer la rapidité des achats. Les réunions du sous-comité des achats ont permis d'évaluer les demandes de matériel de recensement des membres avant qu'elles ne soient transmises au directeur général en vue d'une approbation.
Le secrétariat a organisé des réunions fréquentes (toutes les deux semaines) au cours desquelles des rapports d'étape ont été présentés, ce qui a permis d'améliorer le suivi de l'avancement des achats. Un dossier spécial consacré aux achats liés au recensement a été ouvert afin de vérifier et de suivre l'état d'avancement des processus d'achat et de permettre une documentation adéquate de tous les achats.
La participation et l'engagement des parties prenantes concernées (ministère des TIC et autres) dans le processus de planification, en particulier dans l'acquisition d'appareils mobiles, ont permis de relever les défis et les risques susceptibles d'entraver la bonne exécution des activités d'approvisionnement. Cette démarche a permis de minimiser les difficultés et les risques susceptibles d'entraver la bonne exécution des activités d'approvisionnement.
La mise au rebut des appareils mobiles a nécessité la suppression des données, ce qui a pris un temps précieux car ils ne pouvaient pas être mis au rebut avec les données du Bureau national des statistiques du Kenya.
Un sous-comité du comité technique de travail du recensement a été créé afin d'assurer la gestion financière des recensements. Le comité était également chargé de mobiliser les ressources de diverses parties prenantes et partenaires de développement afin de soutenir la mise en œuvre des différentes activités et processus du recensement. Les ressources mobilisées provenaient à 99 % du gouvernement et étaient gérées de manière centralisée. Des réglementations ont été élaborées et communiquées aux agents qui ont reçu des fonds avancés afin de gérer les paiements au niveau des comtés. Le Bureau national des statistiques du Kenya disposait d'un compte bancaire dédié au recensement à son siège, par l'intermédiaire duquel tous les fonds ont été versés. Au niveau infranational (comté), des comptes bancaires ont été ouverts afin de gérer les paiements à ce niveau. Toutes les recettes ont été enregistrées via le système officiel de réception des recettes et les paiements ont été justifiés par des documents dûment autorisés. Tous les fonds alloués aux comtés ont été régulièrement versés sur les comptes des comtés en tant qu'autorisation d'engager des dépenses.
Plusieurs activités entreprises pendant le processus de recensement ont été facilitées par des avances de fonds accordées aux membres du personnel. L'approbation des fonds s'est faite de manière hiérarchique: les demandes des utilisateurs ont d'abord été approuvées par le directeur général, qui les a transmises au directeur des services généraux en vue d'un traitement. Les paiements effectués via les comptes bancaires du recensement du comté comprenaient les indemnités (des superviseurs TIC, des superviseurs de contenu et des recenseurs, des membres du comité de recensement du comté, des membres du comité du sous-comté, des anciens du village, du personnel de sécurité), les paiements concernant les lieux de formation et le stockage de divers matériels, le transport du personnel et des matériels, entre autres.
Une fois le recensement terminé, les documents comptables approuvés ont été renvoyés au service financier de Real Towers à Nairobi et aux bureaux des comptables du comté. Ces documents comptables comprenaient les calendriers de paiement signés, les registres de présence et les procès-verbaux des réunions afin de justifier les indemnités versées aux membres des comités sous-comtaux lors de la planification du recrutement, de la présélection, des entretiens, de l'approbation de la liste des candidats retenus et de la prise de contact avec ces derniers.